Có bao nhiêu cơ hội kinh doanh đã bị bỏ lỡ chỉ vì doanh nghiệp không tuyển kịp người?

Đây là câu hỏi mà mình gặp rất nhiều khi làm việc với các CEO, Founder hay Hiring Manager. Không ít doanh nghiệp chỉ thực sự quan tâm đến tuyển dụng khi có nhân sự nghỉ việc hoặc bất ngờ ký được một dự án lớn. Lúc đó, mọi thứ đều diễn ra trong tâm thế "chữa cháy": tăng ngân sách tuyển dụng, đăng tin trên hàng loạt nền tảng việc làm, liên hệ headhunter và kỳ vọng chỉ sau vài ngày sẽ có ngay những ứng viên phù hợp.

Nhiều người vẫn cho rằng tuyển dụng đơn giản là một giao dịch. Chỉ cần chi nhiều tiền hơn thì sẽ mua được nhiều ứng viên hơn và tuyển được người nhanh hơn.

Nhưng thực tế, tuyển dụng chưa bao giờ vận hành theo cách đó.

Khi có tiền vẫn không tuyển được người

Một tình huống rất quen thuộc mà đội ngũ của mình thường gặp là doanh nghiệp bất ngờ trúng một dự án lớn và cần tuyển gấp khoảng 20 nhân sự chất lượng cao chỉ trong vòng hai tuần.

Lúc này, CEO sẵn sàng tăng gấp đôi, thậm chí gấp ba ngân sách tuyển dụng với mong muốn nhanh chóng lấp đầy đội ngũ. Thế nhưng sau nhiều ngày, kết quả nhận về vẫn là rất ít hồ sơ phù hợp, hoặc tệ hơn là hàng loạt CV không đáp ứng yêu cầu.

Trong những trường hợp như vậy, các đơn vị headhunt thường là người đầu tiên bị đánh giá là không hiệu quả. Điều đó cũng không hoàn toàn sai, bởi nếu tuyển không được người thì đơn vị tuyển dụng cũng cần xem lại năng lực của mình.

Tuy nhiên, sau nhiều năm làm tuyển dụng, mình nhận ra rằng nguyên nhân không phải lúc nào cũng đến từ đội ngũ tuyển dụng.

Vấn đề thường nằm ở chính doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể tăng ngân sách trong một đêm, nhưng không thể xây dựng niềm tin của ứng viên chỉ sau vài ngày. Doanh nghiệp cũng không thể chuẩn hóa quy trình tuyển dụng ngay khi nhu cầu nhân sự bùng nổ.

Đó là lý do vì sao rất nhiều công ty luôn rơi vào trạng thái bị động khi mở rộng quy mô.

Hai lỗ hổng khiến tuyển dụng luôn "đuổi theo" tăng trưởng

Quan sát hàng trăm doanh nghiệp ở nhiều quy mô khác nhau, mình nhận thấy phần lớn đều gặp chung hai vấn đề.

Thứ nhất là Thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding) gần như bị bỏ ngỏ trong suốt thời gian dài.

Thứ hai là doanh nghiệp chưa xây dựng được quy trình tuyển dụng và hệ thống quản lý đủ bài bản, khiến mọi hoạt động đều phụ thuộc vào từng cá nhân.

Khi hai yếu tố này cùng tồn tại, doanh nghiệp sẽ rất khó tuyển dụng nhanh, kể cả khi sẵn sàng chi nhiều tiền hơn.

Employer Branding: Thứ không thể xây trong 24 giờ

Nhiều doanh nghiệp vẫn nghĩ Employer Branding chỉ là thiết kế một bộ nhận diện đẹp, đầu tư website hoặc đăng vài bài viết về văn hóa công ty trên mạng xã hội.

Thực tế, đó chỉ là phần bề nổi.

Thương hiệu nhà tuyển dụng là cảm nhận của ứng viên về doanh nghiệp sau toàn bộ hành trình họ tiếp xúc với công ty. Cảm nhận ấy không được tạo nên bởi một chiếc logo đẹp hay một video tuyển dụng chỉn chu, mà được tích lũy từ rất nhiều điểm chạm nhỏ.

Ngày nay, ứng viên giỏi không chỉ tìm kiếm một công việc có thu nhập tốt. Họ tìm kiếm một môi trường đủ minh bạch, chuyên nghiệp và có cơ hội phát triển lâu dài.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp chỉ xuất hiện trên thị trường khi cần tuyển gấp, trang tuyển dụng gần như không có nội dung, website thiếu thông tin hoặc hình ảnh văn hóa quá mờ nhạt, điều đầu tiên ứng viên nghĩ đến không phải là "đây là cơ hội tốt", mà là sự nghi ngờ.

Họ sẽ tự đặt câu hỏi:

"Công ty này là ai?"

"Vì sao lại tuyển nhiều như vậy?"

"Có đang mở rộng thật hay chỉ đang thay người liên tục?"

"Môi trường có vấn đề gì không?"

Đó là những câu hỏi rất bình thường của một ứng viên chất lượng.

Nếu doanh nghiệp chưa từng xây dựng Employer Branding một cách nhất quán, thì mỗi đồng chi cho quảng cáo tuyển dụng trong giai đoạn cần người gấp chỉ khiến nhiều ứng viên nhìn thấy doanh nghiệp hơn, chứ chưa chắc khiến họ muốn ứng tuyển hơn.

Nói cách khác, Employer Branding không phải là công cụ giúp doanh nghiệp tuyển nhanh trong hôm nay. Đó là tài sản giúp doanh nghiệp luôn có sẵn nguồn ứng viên trong tương lai.

Thương hiệu nhà tuyển dụng được xây bằng từng điểm chạm

Có rất nhiều doanh nghiệp luôn khẳng định rằng công ty mình tử tế và rất coi trọng con người.

Nhưng khi nhìn vào hành trình tuyển dụng, trải nghiệm của ứng viên lại kể một câu chuyện hoàn toàn khác.

Ứng viên tham gia phỏng vấn xong nhưng không nhận được bất kỳ phản hồi nào, dù kết quả là đạt hay không đạt.

Một tháng sau, khi doanh nghiệp đột ngột thiếu người, HR mới liên hệ lại với câu hỏi quen thuộc:

"Hiện tại em còn mở cơ hội việc làm không?"

Ở vị trí của ứng viên, bạn nghĩ họ sẽ cảm nhận như thế nào?

Liệu hai chữ "tử tế" mà doanh nghiệp vẫn luôn nhắc đến có còn đủ sức thuyết phục?

Thực tế, thương hiệu nhà tuyển dụng không chỉ được xây trên mạng xã hội.

Nó được tạo nên từ bài đăng tuyển dụng đầu tiên mà ứng viên nhìn thấy, từ website ứng tuyển, email xác nhận hồ sơ, lời mời phỏng vấn, cách Hiring Manager trao đổi trong buổi phỏng vấn, thời gian phản hồi kết quả, email từ chối hay thậm chí là trải nghiệm trong những ngày thử việc đầu tiên.

Mỗi điểm chạm đều góp phần hình thành hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên.

Nếu những trải nghiệm đó thiếu sự chuyên nghiệp hoặc thiếu sự tôn trọng, mọi chiến dịch truyền thông tuyển dụng phía trước cũng rất khó tạo dựng niềm tin.

Đó cũng là lý do vì sao Employer Branding không phải là trách nhiệm riêng của bộ phận Marketing hay HR, mà là trách nhiệm của toàn bộ doanh nghiệp.

Và nếu doanh nghiệp chưa có một đội ngũ HR đủ nguồn lực để chăm chút cho từng trải nghiệm ấy, câu hỏi tiếp theo sẽ là:

Làm thế nào để vẫn đảm bảo trải nghiệm ứng viên chuyên nghiệp khi khối lượng tuyển dụng ngày càng lớn?

Khi doanh nghiệp càng lớn, sự tùy tiện trong tuyển dụng càng trở thành "cái bẫy"

Nếu Employer Branding là yếu tố giúp doanh nghiệp thu hút ứng viên thì quy trình tuyển dụng chính là nền tảng quyết định doanh nghiệp có giữ được họ hay không.

Mình từng làm việc với khá nhiều doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng rất nhanh. Điều thú vị là khi quy mô còn nhỏ, mọi thứ vẫn vận hành khá ổn dù chưa có quy trình rõ ràng. CEO có thể trực tiếp tham gia phỏng vấn, tự đưa ra quyết định tuyển dụng và xử lý mọi vấn đề phát sinh.

Nhưng khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng, số lượng vị trí cần tuyển tăng lên, nhiều phòng ban được thành lập hơn và áp lực tuyển dụng diễn ra liên tục, cách làm dựa vào cảm tính gần như không còn hiệu quả.

Lúc này, doanh nghiệp rất dễ rơi vào trạng thái "đến đâu xử lý đến đó". Quy trình tuyển dụng thay đổi theo từng thời điểm, từng người quản lý và thậm chí theo cả cảm xúc của người phỏng vấn.

Có ngày chỉ cần một buổi phỏng vấn là ứng viên được nhận việc. Nhưng cũng có trường hợp ứng viên phải trải qua ba hoặc bốn vòng phỏng vấn mà vẫn không biết khi nào mới có kết quả.

Đối với HR, đây là một trong những tình huống khó xử nhất.

Họ là người trực tiếp làm việc với ứng viên nhưng lại không thể chủ động trả lời về quy trình, thời gian hay tiêu chí đánh giá, bởi chính những yếu tố đó cũng đang thay đổi liên tục.

Không ít doanh nghiệp thường cho rằng HR tuyển dụng chưa hiệu quả, nhưng thực tế nguyên nhân lại đến từ việc người ra quyết định chưa thống nhất được cách tuyển người.

Khi tiêu chí tuyển dụng chỉ nằm trong suy nghĩ của người quản lý

Một tình huống mình gặp rất nhiều là CEO hoặc Hiring Manager chỉ gửi cho HR một yêu cầu rất ngắn.

"Cần tuyển một Sales thật thiện chiến."

Nghe qua thì có vẻ rất rõ ràng.

Nhưng khi bắt đầu tuyển, HR gửi hồ sơ nào cũng nhận được cùng một phản hồi.

"Anh cảm thấy bạn này chưa đủ thiện chiến."

Điều đáng nói là rất ít người có thể giải thích cụ thể "thiện chiến" ở đây nghĩa là gì.

Là người từng bán sản phẩm có giá trị cao?

Là người đạt trên 120% KPI nhiều quý liên tiếp?

Là người có khả năng mở thị trường mới?

Hay là người giỏi đàm phán và xây dựng mối quan hệ?

Nếu không có một định nghĩa rõ ràng, mỗi người sẽ hiểu "thiện chiến" theo một cách khác nhau.

HR không thể đọc được suy nghĩ của CEO hay Hiring Manager để biết chính xác doanh nghiệp đang cần điều gì.

Đó là lý do việc xây dựng khung năng lực (Scorecard) trước khi tuyển dụng trở nên quan trọng.

Scorecard không chỉ giúp HR hiểu cần tìm ai mà còn giúp tất cả những người tham gia phỏng vấn đánh giá ứng viên theo cùng một tiêu chuẩn, thay vì dựa trên cảm nhận cá nhân.

Việc xây dựng bộ tiêu chí này chắc chắn cần thời gian và sự tham gia của CEO hoặc quản lý trực tiếp. Đây không phải là công việc có thể giao hoàn toàn cho HR, bởi chỉ người sử dụng nhân sự mới hiểu rõ đâu là những năng lực tạo nên một nhân viên phù hợp với đội ngũ của mình.

Trải nghiệm ứng viên không nên phụ thuộc vào việc HR có đang bận hay không

Một điểm yếu khác mình thường nhìn thấy ở các doanh nghiệp đang phát triển là tốc độ phản hồi ứng viên.

Nhiều doanh nghiệp có đội ngũ HR rất tâm huyết, luôn muốn chăm sóc ứng viên chu đáo. Tuy nhiên, khi một HR Generalist phải đồng thời phụ trách tuyển dụng, chấm công, tính lương, bảo hiểm, đào tạo và hàng loạt công việc hành chính khác, việc phản hồi chậm gần như là điều khó tránh khỏi.

Ứng viên có thể chờ nhiều ngày chỉ để nhận được lịch phỏng vấn.

Sau khi phỏng vấn xong, họ tiếp tục chờ thêm vài tuần mà không biết mình đã đậu hay trượt.

Trong khi đó, những ứng viên giỏi thường không chờ quá lâu. Họ sẽ lựa chọn doanh nghiệp có quy trình chuyên nghiệp hơn và phản hồi nhanh hơn.

Điều đáng tiếc là không ít doanh nghiệp sau đó lại cho rằng "ứng viên không còn mặn mà", trong khi nguyên nhân thực sự đến từ chính trải nghiệm tuyển dụng mà doanh nghiệp mang lại.

Một quy trình tuyển dụng chỉn chu vẫn luôn là điều lý tưởng nhất.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nguồn lực để tăng số lượng nhân sự HR mỗi khi quy mô mở rộng.

Thay vì để đội ngũ HR liên tục xử lý những công việc lặp đi lặp lại bằng tay, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự động hóa những bước không cần nhiều yếu tố cảm xúc.

Ví dụ, khi hệ thống xác định hồ sơ chưa đáp ứng tiêu chí tối thiểu, email phản hồi có thể được gửi ngay lập tức. Lịch phỏng vấn cũng có thể được cập nhật tự động để ứng viên luôn nắm được thông tin mới nhất. Sau mỗi vòng tuyển dụng, hệ thống có thể gửi email thông báo kết quả thay vì để ứng viên chờ đợi trong im lặng.

Những thao tác tưởng chừng rất nhỏ này lại góp phần tạo nên trải nghiệm chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng dành cho ứng viên.

ATS – Hệ thống giúp doanh nghiệp chuyển từ tuyển dụng ứng phó sang tuyển dụng chiến lược

Rất nhiều doanh nghiệp chỉ tìm đến hệ thống quản lý tuyển dụng (ATS) khi quy mô đã vượt quá khả năng kiểm soát của đội ngũ HR.

Thực tế, ATS không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ hồ sơ ứng viên.

Đó là nền tảng giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình tuyển dụng thống nhất và chủ động hơn.

Thay vì mỗi đợt tuyển dụng lại bắt đầu từ con số không, doanh nghiệp có thể sở hữu một Career Page chuyên nghiệp với quy trình ứng tuyển rõ ràng, đồng nhất trên mọi vị trí. Đây cũng là một trong những điểm chạm quan trọng giúp nâng cao hình ảnh Employer Branding ngay từ lần đầu ứng viên tiếp xúc với doanh nghiệp.

Quan trọng hơn, ATS giúp doanh nghiệp xây dựng Talent Pool – một "kho dữ liệu" ứng viên được phân loại và lưu trữ theo từng vị trí, kỹ năng hoặc kinh nghiệm.

Một ứng viên chưa phù hợp ở thời điểm hiện tại không đồng nghĩa họ sẽ không phù hợp trong tương lai.

Thay vì để những hồ sơ đó biến mất sau mỗi chiến dịch tuyển dụng, doanh nghiệp có thể lưu trữ, gắn thẻ và chủ động kết nối lại khi phát sinh nhu cầu.

Khi cần tuyển gấp, HR không phải bắt đầu bằng việc đăng tin rồi chờ ứng viên nộp hồ sơ, mà có thể tìm kiếm ngay trong Talent Pool để tiếp cận những người đã từng quan tâm đến doanh nghiệp. Điều này giúp rút ngắn đáng kể thời gian tuyển dụng, đồng thời tiết kiệm chi phí tìm kiếm ứng viên mới.

Không dừng lại ở đó, ATS còn giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình vận hành.

Từ biểu mẫu đánh giá, lịch trình phỏng vấn, email phản hồi đến báo cáo tuyển dụng đều được thiết lập theo cùng một tiêu chuẩn. Dù doanh nghiệp cần tuyển năm người hay năm mươi người trong cùng một thời điểm, quy trình vẫn diễn ra nhất quán, hạn chế tối đa sự phụ thuộc vào từng cá nhân.

Tuyển dụng không phải cuộc chạy nước rút

Sau nhiều năm làm trong lĩnh vực tuyển dụng, mình nhận ra một điều rất rõ. Doanh nghiệp tuyển dụng hiệu quả không phải vì họ có ngân sách lớn hơn. Họ tuyển dụng hiệu quả vì đã chuẩn bị từ rất lâu trước khi phát sinh nhu cầu.

Employer Branding không thể xây dựng trong vài ngày. Quy trình tuyển dụng cũng không thể chuẩn hóa chỉ sau một cuộc họp.ATS càng không phải "phép màu" giúp doanh nghiệp tuyển đủ người ngay lập tức. Tất cả đều cần được đầu tư như một phần của chiến lược phát triển dài hạn.

Khi doanh nghiệp sở hữu thương hiệu nhà tuyển dụng đủ mạnh, quy trình vận hành đủ rõ ràng và một hệ thống quản lý tuyển dụng bài bản, việc mở rộng đội ngũ sẽ không còn là cuộc chạy đua trong hoảng loạn, mà trở thành một lợi thế cạnh tranh bền vững.

Trong webinar sắp tới, mình sẽ chia sẻ chi tiết hơn về cách xây dựng một hệ thống tuyển dụng theo góc nhìn của người đã nhiều năm đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình tìm đúng người, đúng việc và tạo ra những giá trị khác biệt. Hy vọng sẽ có cơ hội gặp mọi người để cùng trao đổi sâu hơn về chủ đề này.

 

Tác giả: Emily Lê -  Founder & Inspiration DigiSource