Xây Dựng Đội Ngũ Tinh Gọn (Lean Team) Cho SMEs, Startup Trong Thời Kỳ Suy Thoái May 7, 2025. - Kiến thức Tuyển Dụng.

Thời Kỳ Suy Thoái – Cơ Hội Tái Cấu Trúc Đội Ngũ

Là Chuyên gia trong lĩnh vực tuyển dụng – đào tạo – vận hành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) và Startup, chị Emily Lê - Founder DigiSource, nhận thấy một trong những chiến lược sống còn trong thời kỳ kinh tế bất ổn hiện nay là: giảm định phí và tăng hiệu suất.

Hiện tại, định phí lớn nhất của hầu hết doanh nghiệp là gì? Đó chính là Chi phí nhân sự.

Vậy tại sao không xem đây là cơ hội để "tinh gọn hóa" bộ máy nhân sự trong các phòng ban của công ty?

Lean Team – Đội Ngũ Tinh Gọn Là Gì?

"Tinh gọn" không có nghĩa là cắt giảm, mà là tổ chức lại bộ máy để trở nên hiệu quả hơn, giảm lãng phí, tập trung đúng người – đúng việc – đúng thời điểm. Đây là khái niệm mà các chủ doanh nghiệp SMEs hoặc Startup cần quan tâm trong việc khởi đầu một công ty hoặc xây dựng một team mới trong mô hình cũ.

Lean Team là một nhóm nhân sự được thiết kế để:

Tối ưu quy trình làm việc
Tăng khả năng thích ứng
Loại bỏ những vai trò/hoạt động dư thừa
Kết nối tốt giữa các bộ phận để tạo ra hiệu quả tổng thể

Giống như một cơ thể cần cơ bắp thay vì mỡ thừa, một doanh nghiệp tinh gọn cần những nhân sự linh hoạt, đa năng và phối hợp hiệu quả.

Khi Nào Nên Áp Dụng Lean Team?

Chiến lược tinh gọn đặc biệt phù hợp với:

SMEs đang chuyển hướng mô hình (VD: DN truyền thống chuyển sang digital).
DN cần tiết kiệm chi phí mà không giảm hiệu suất.
Startup trong giai đoạn xây nền móng hoặc mở rộng.

Để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp là xây dựng một cấu trúc nhóm linh hoạt, tránh các công việc phức tạp không cần thiết, sử dụng nguồn lực một cách thông minh. Giống như một cơ thể con người, cần gọn gàng khoẻ mạnh để phát triển chứ không cần những chất dư thừa

Công Thức của Emily: TINH GỌN = ĐA NHIỆM + OUTSOURCING

Thay vì xây dựng bộ máy cồng kềnh, chị Emily đã kết hợp giữa:

Nhân sự chủ chốt có khả năng đa nhiệm (cross-functional)
Thuê ngoài (outsourcing) những mảng không cần in-house

Case Study: Xây Dựng Team Marketing Tinh Gọn Cho DN Dưới 10 Người

Lấy ví dụ cụ thể về cách chị Emily đã xây team Marketing cho một doanh nghiệp SMEs về dịch vụ B2B như sau:

Bối cảnh:

Doanh thu < 300 triệu/tháng
Mục tiêu giai đoạn 3 tháng đầu: xây dựng thương hiệu, tăng nhận diện trên tất cả các kênh online & offline

Đầu mục công việc chính của team:

Lên chiến lược truyền thông và kế hoạch hoạt động cụ thể
Xây dựng các kênh truyền thông marketing và đăng tải nội dung mỗi ngày đều đặn
Xây dựng website hoặc app (nếu cần)
Kết nối hoạt động của Marketing và các phòng ban khác để chuyển đổi khách hàng
Thực hiện các hoạt động event hoặc cộng đồng khác

Chiến lược nhân sự:

Tuyển 1 Digital Marketing Leader (Senior): ít nhất 5 năm kinh nghiệm
Tuyển 1 Content Marketing Junior (chuyên viết content, video): 6 tháng kinh nghiệm trở lên
Các đầu việc khác (SEO, website…) → Thuê ngoài

Phân công:

Leader lên chiến lược truyền thông, điều phối và đánh giá hiệu quả
Junior thực thi nội dung hàng ngày
Đơn vị thuê ngoài đảm nhận kỹ thuật & thiết kế

Chúng ta sẽ có hai bảng so sánh chi phí như sau:

Trường hợp nếu tuyển dụng các vị trí theo chức năng chuyên môn và không áp dụng “Lean”

Nếu tuyển theo từng chức năng

Trường hợp áp dụng công thức TINH GỌN = ĐA NHIỆM + OUTSOURCING

Kết quả: tiết kiệm 29% ngân sách nhân sự so với mô hình tuyển theo từng chức năng, trong khi vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành.

Chúng ta đều biết, nhân sự có giỏi và đa nhiệm đến bao nhiêu thì họ cũng không thể nào làm làm tốt hết tất cả mọi thứ. Nhưng trong giai đoạn đầu, chúng ta cần một nhân sự có tư duy tổng thể để đảm nhận nhiều việc và điều phối các công việc sao cho đúng tiến độ và nhịp độ của toàn team.

Vậy Khi Nào Nên Outsource & Khi Nào Cần Đa Nhiệm?

Tình huống	Giải pháp
Công việc theo dự án, Doanh nghiệp không đủ năng lực in-house	Outsource
Công việc cần thực hiện hàng ngày (daily task)	Phải in-house => Build team
Doanh nghiệp có hệ thống & công cụ (AI, CRM, data…) sẵn sàng	Tuyển người đa nhiệm để khai thác triệt để

Ví dụ:

Content SEO giúp thúc đẩy nhanh hơn ranking của web, tối ưu keyword → Outsource 1 người chuyên môn
Đăng bài social hàng ngày → xây team nội bộ
Nếu cần build kênh Ecommerce, thay vì tuyển riêng từng vị trí content, design, vận hành sàn thì chúng ta chỉ cần tuyển vị trí Operation Marketing cho Ecommerce, và yêu cầu ứng viên đó phải biết vận dụng AI cho design và content và phân tích dữ liệu. → tuyển 1 người vận hành toàn bộ, có kỹ năng đa nhiệm & dùng AI

Giải Pháp Tinh Gọn Trong Tuyển Dụng: PHÒNG TUYỂN DỤNG THUÊ NGOÀI

Nếu bạn cần tuyển nhanh nhiều vị trí chuyên môn, nhưng không muốn đầu tư hẳn một team tuyển dụng in-house:

→ Hãy sử dụng dịch vụ Phòng Tuyển Dụng Thuê Ngoài như của DigiSource:

Chi phí chỉ bằng 1 nhân viên junior
Chất lượng tương đương 1 team 3 người
Chuyên môn hóa – tiết kiệm thời gian – không lo vận hành

Rủi Ro Cần Lường Trước Khi Tinh Gọn

Không có mô hình nào hoàn hảo, Doanh nghiệp cần tỉnh táo trong việc lên chiến lược nhân sự song song chiến lược kinh doanh, các nhược điểm của giải pháp "Tinh gọn" này:

Nhân sự đa nhiệm nghỉ việc = mất nhiều vai trò cùng lúc
Khi outsource, sẽ có thể thiếu đội ngũ nội bộ để nâng cấp & bảo trì hệ thống
Khi mở rộng kinh doanh, cần chuyển từ mô hình đa nhiệm sang chuyên môn hóa

👉 Founder và BOD cần chuẩn bị lộ trình chuyển đổi từ Lean → Chuyên Môn đúng thời điểm.

8 Bước Xây Dựng Đội Ngũ Tinh Gọn

Bắt đầu với tầm nhìn và mục tiêu của công ty thực sự RÕ RÀNG: Thống nhất toàn team về những định hướng mới nhất cùng với sự đồng hành của các cấp Quản lý
Ưu tiên chọn lọc nhân sự PHÙ HỢP VỀ VĂN HOÁ VÀ KHẢ NĂNG THÍCH NGHI CAO.
Thúc đẩy tính ĐA NĂNG (CROSS - FUNCTIONALITY) khuyến khích sự đa nhiệm trong các phòng ban, đảm bảo năng suất khi có người vắng mặt.
Thực hiện học tập liên tục, đào tạo không ngừng để luôn cải thiện quy trình.
Thúc đẩy việc giao tiếp cởi mở và rõ ràng trong team
Trao quyền cho các thành viên trong nhóm
Xác định rõ ràng các chỉ số Lean KPI
Áp dụng mô hình quản lý công việc theo từng giai đoạn nhỏ

Kết Luận

Thời kỳ khủng hoảng là giai đoạn vàng để cơ cấu lại bộ máy nhân sự một cách tinh gọn và chiến lược. Hãy tư duy như một nhà đầu tư – mỗi vị trí bạn tuyển, mỗi dịch vụ bạn thuê ngoài cần mang lại giá trị gấp nhiều lần chi phí bỏ ra.

Chúc bạn xây dựng được một đội ngũ tinh gọn – linh hoạt – hiệu quả để cùng vượt qua thời kỳ "thắt lưng buộc bụng".

Tác giả: Emily – Chuyên gia tuyển dụng & vận hành cho SMEs – Startup