Kỹ năng phỏng vấn là một yếu tố then chốt đối với nhà tuyển dụng, giúp họ đánh giá hiệu quả năng lực và tiềm năng của ứng viên, từ đó đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt. Theo một nghiên cứu của Indeed, 60% ứng viên cho biết họ sẽ không quay lại công ty phỏng vấn nếu họ cảm thấy không thoải mái trong quá trình phỏng vấn. Vậy nhà tuyển dụng làm thế nào để xây dựng bộ kỹ năng phỏng vấn ứng viên phù hợp, tham khảo bài viết dưới đây từ Headhunt DigiSource nhé.
Xem thêm: Kiến thức nền tảng về nghề tuyển dụng
1/ Lợi ích khi NTD có kỹ năng phỏng vấn tốt
1.1/ Tuyển dụng ứng viên phù hợp
- Phỏng vấn là cơ hội để nhà tuyển dụng thu thập thông tin trực tiếp về kinh nghiệm, kỹ năng, kiến thức và thái độ của ứng viên. Nhờ kỹ năng phỏng vấn tốt, nhà tuyển dụng có thể đánh giá chính xác năng lực của ứng viên và lựa chọn những cá nhân phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu chi phí đào tạo.
- Kỹ năng phỏng vấn hiệu quả giúp nhà tuyển dụng nhận diện được những ứng viên tiềm năng, có khả năng phát triển và gắn bó lâu dài với công ty.
1.2/ Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng:
- Quy trình phỏng vấn chuyên nghiệp thể hiện sự tôn trọng và đánh giá cao ứng viên, góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng uy tín và thu hút ứng viên chất lượng.
- Kỹ năng phỏng vấn tốt giúp nhà tuyển dụng truyền tải thông tin về văn hóa công ty, sứ mệnh và tầm nhìn một cách rõ ràng, thu hút những ứng viên có chung giá trị và định hướng phát triển.
1.3/ Tăng hiệu quả hoạt động tuyển dụng:
- Phỏng vấn hiệu quả giúp rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí cho công ty trong quá trình tuyển dụng. Nhờ kỹ năng phỏng vấn tốt, nhà tuyển dụng có thể đánh giá ứng viên một cách chính xác ngay từ vòng phỏng vấn đầu tiên, hạn chế việc phỏng vấn nhiều vòng hoặc tuyển dụng sai người.
- Kỹ năng phỏng vấn hiệu quả cũng giúp nhà tuyển dụng xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, minh bạch, đảm bảo tính công bằng và thu hút nhiều ứng viên tiềm năng.
1.4/ Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với ứng viên:
- Kỹ năng phỏng vấn tốt giúp nhà tuyển dụng tạo ấn tượng tích cực với ứng viên, ngay cả khi họ không được tuyển dụng.
- Một buổi phỏng vấn chuyên nghiệp thể hiện sự tôn trọng và đánh giá cao ứng viên, góp phần xây dựng hình ảnh nhà tuyển dụng uy tín và thu hút ứng viên chất lượng trong tương lai.
2/ Các bước chuẩn bị cho buổi phỏng vấn
2.1/ Xác định mục tiêu của buổi phỏng vấn
Trước khi bắt đầu phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần xác định rõ mục tiêu của buổi phỏng vấn để có thể xây dựng kế hoạch và thực hiện phỏng vấn một cách hiệu quả. Mục tiêu phỏng vấn thường bao gồm:
- Đánh giá năng lực và tiềm năng của ứng viên: Nhận diện ứng viên có phù hợp với yêu cầu công việc, văn hóa công ty hay không.
- Thu thập thông tin về ứng viên: Tìm hiểu thêm về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, kiến thức và phẩm chất của ứng viên.
- Giới thiệu về công ty và vị trí tuyển dụng: Chia sẻ thông tin về công ty, văn hóa làm việc, quyền lợi và trách nhiệm của vị trí tuyển dụng để thu hút ứng viên tiềm năng.
2.2/ Xây dựng câu hỏi phỏng vấn phù hợp
Câu hỏi phỏng vấn đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá năng lực và tiềm năng của ứng viên. Nhà tuyển dụng cần xây dựng những câu hỏi phỏng vấn phù hợp với mục tiêu phỏng vấn, vị trí tuyển dụng và đặc điểm của ứng viên. Một số loại câu hỏi phỏng vấn phổ biến bao gồm:
- Câu hỏi về kiến thức chuyên môn
- Câu hỏi về kỹ năng mềm
- Câu hỏi về kinh nghiệm làm việc
- Câu hỏi tình huống
2.3/ Nghiên cứu tình huống thực tế
Để xây dựng câu hỏi phỏng vấn phù hợp và đánh giá ứng viên hiệu quả, nhà tuyển dụng cần tiến hành nghiên cứu thực tế về:
- Vị trí tuyển dụng: Nghiên cứu yêu cầu công việc, kỹ năng và kiến thức cần thiết cho vị trí tuyển dụng.
- Ngành nghề: Nghiên cứu xu hướng phát triển của ngành nghề liên quan đến vị trí tuyển dụng.
- Ứng viên: Nghiên cứu sơ yếu lý lịch, portfolio (nếu có) và thông tin cá nhân của ứng viên để có thể xây dựng câu hỏi phỏng vấn phù hợp.
2.4/ Chuẩn bị các tài liệu cần thiết
Trước khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết, bao gồm:
- Thông tin doanh nghiệp: Giúp ứng viên hiểu rõ về yêu cầu công việc và trách nhiệm của vị trí tuyển dụng, cũng như thông tin chi tiết về công ty.
- Câu hỏi phỏng vấn: Để thu thập và nắm bắt thông tin ứng viên một cách đầy đủ
- Bảng đánh giá ứng viên: Nhà tuyển dụng ghi chép lại thông tin về ứng viên trong buổi phỏng vấn.
- Sơ yếu lý lịch của ứng viên: Giúp nhà tuyển dụng có thêm thông tin về ứng viên và chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn phù hợp.
2.5/ Luyện tập phỏng vấn
Để có thể tự tin và chuyên nghiệp trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng còn trẻ, chưa nhiều kinh nghiệm nên luyện tập phỏng vấn trước với bạn bè hoặc đồng nghiệp. Việc luyện tập phỏng vấn giúp bạn nâng cao khả năng đặt câu hỏi và tăng cường sự tự tin và bản lĩnh khi phỏng vấn, cũng như tránh mắc sai sót trong buổi phỏng vấn thực tế.
3/ Các kỹ thuật phỏng vấn hiệu quả
-
Phỏng vấn theo cấu trúc (Structured Interview)
Phỏng vấn theo cấu trúc là một phương pháp phỏng vấn trong đó người phỏng vấn chuẩn bị một danh sách câu hỏi cụ thể và đặt chúng theo một thứ tự nhất định cho tất cả các ứng viên. Lợi ích của phương pháp này là giúp đảm bảo sự công bằng và nhất quán trong quá trình tuyển dụng, vì tất cả các ứng viên đều được hỏi cùng một bộ câu hỏi. Điều này cũng giúp dễ dàng so sánh và đánh giá các ứng viên dựa trên cùng một tiêu chí.
Để xây dựng và thực hiện phỏng vấn theo cấu trúc, trước tiên cần xác định rõ các yêu cầu và tiêu chí của vị trí cần tuyển. Sau đó, người phỏng vấn cần phát triển một danh sách câu hỏi phù hợp với các tiêu chí này. Trong quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn nên tuân thủ danh sách câu hỏi đã chuẩn bị và ghi chép lại các phản hồi của ứng viên để đảm bảo tính khách quan và chính xác trong quá trình đánh giá.
-
Phỏng vấn hành vi (Behavioral Interview)
Phỏng vấn hành vi là kỹ thuật phỏng vấn tập trung vào việc khám phá các kinh nghiệm và hành vi quá khứ của ứng viên để dự đoán hiệu quả làm việc trong tương lai. Lợi ích của phương pháp này là giúp xác định được các kỹ năng và năng lực thực tế của ứng viên thông qua các tình huống cụ thể mà họ đã trải qua.
Các câu hỏi mẫu trong phỏng vấn hành vi thường bắt đầu bằng “Hãy kể về một lần khi…” hoặc “Bạn đã làm gì khi…”. Người phỏng vấn sẽ đánh giá phản hồi dựa trên cách ứng viên mô tả tình huống, hành động của họ và kết quả đạt được. Việc này giúp xác định xem ứng viên có các kỹ năng và phẩm chất cần thiết cho vị trí công việc hay không.
-
Phỏng vấn tình huống (Situational Interview)
Phỏng vấn tình huống là kỹ thuật phỏng vấn trong đó người phỏng vấn đưa ra các tình huống giả định liên quan đến công việc và yêu cầu ứng viên mô tả cách họ sẽ xử lý. Lợi ích của phương pháp này là giúp đánh giá khả năng phản ứng và giải quyết vấn đề của ứng viên trong các tình huống cụ thể.
Các câu hỏi mẫu trong phỏng vấn tình huống thường là “Nếu bạn gặp tình huống này, bạn sẽ làm gì?” hoặc “Bạn sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào?”. Người phỏng vấn sẽ đánh giá phản hồi dựa trên tính logic, sáng tạo và khả năng ứng phó của ứng viên. Phương pháp này đặc biệt hữu ích trong việc xác định khả năng thích ứng và quản lý tình huống của ứng viên trong môi trường làm việc thực tế.
-
Phỏng vấn không cấu trúc (Unstructured Interview)
Phỏng vấn không cấu trúc là phương pháp phỏng vấn không có một danh sách câu hỏi cố định mà người phỏng vấn tự do đặt câu hỏi dựa trên cuộc trò chuyện với ứng viên. Ưu điểm của phương pháp này là tạo ra một không gian thoải mái, giúp ứng viên cảm thấy tự nhiên và dễ dàng chia sẻ. Tuy nhiên, nhược điểm là khó đảm bảo tính nhất quán và công bằng trong quá trình tuyển dụng, và việc đánh giá ứng viên có thể bị ảnh hưởng bởi sự chủ quan của người phỏng vấn.
Phương pháp phỏng vấn không cấu trúc thường được sử dụng trong các tình huống khi người phỏng vấn muốn khám phá sâu hơn về tính cách, động lực và tiềm năng của ứng viên mà không bị ràng buộc bởi các câu hỏi cụ thể. Nó cũng hữu ích trong việc tạo ra một cuộc trò chuyện tự nhiên và tìm hiểu xem ứng viên có phù hợp với văn hóa công ty hay không.
4/ Lưu ý quan trọng khi phỏng vấn
4.1/ Tạo môi trường thoải mái cho ứng viên
Tạo dựng môi trường thoải mái cho ứng viên là yếu tố then chốt để có buổi phỏng vấn hiệu quả. Điều này giúp ứng viên cảm thấy tự tin, bớt căng thẳng và có thể thể hiện tốt nhất khả năng của mình. Để đạt được điều này, nhà tuyển dụng cần lưu ý một số điểm sau:
- Chọn địa điểm phỏng vấn phù hợp: Không gian phỏng vấn nên yên tĩnh, ít tiếng ồn và có đầy đủ ánh sáng. Nên tránh những nơi đông người qua lại hoặc có tiếng ồn lớn.
- Sắp xếp chỗ ngồi thoải mái: Ứng viên và nhà tuyển dụng nên ngồi đối diện nhau, cách nhau một khoảng vừa phải. Tránh để ứng viên ngồi ở vị trí khuất ánh sáng hoặc bị phân tâm bởi những vật dụng xung quanh.
- Thái độ thân thiện và cởi mở: Nhà tuyển dụng nên thể hiện thái độ thân thiện, cởi mở và niềm nở với ứng viên. Tránh tỏ ra khó gần, lạnh lùng hoặc thiếu quan tâm.
- Giao tiếp hiệu quả: Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh dùng thuật ngữ chuyên ngành quá nhiều.
4.2/ Đảm bảo công bằng và minh bạch trong quá trình phỏng vấn
Công bằng và minh bạch là những nguyên tắc quan trọng cần được tuân thủ trong mọi hoạt động tuyển dụng, bao gồm cả phỏng vấn. Việc này giúp đảm bảo rằng tất cả các ứng viên đều có cơ hội bình đẳng để thể hiện khả năng của mình và được lựa chọn dựa trên năng lực thực sự. Để đảm bảo công bằng và minh bạch trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần lưu ý:
- Sử dụng các tiêu chí đánh giá rõ ràng và nhất quán: Các tiêu chí đánh giá ứng viên nên được xác định rõ ràng và cụ thể trước khi phỏng vấn. Nhà tuyển dụng cần sử dụng những tiêu chí này một cách nhất quán cho tất cả các ứng viên.
- Tránh thiên vị: Nhà tuyển dụng cần tránh thiên vị đối với bất kỳ ứng viên nào dựa trên các yếu tố như giới tính, tuổi tác, ngoại hình, xuất thân,…
- Đảm bảo tính minh bạch: Cung cấp cho ứng viên đầy đủ thông tin về vị trí ứng tuyển, quy trình tuyển dụng và chế độ đãi ngộ. Trả lời các câu hỏi của ứng viên một cách trung thực và cởi mở.
4.3/ Cách xử lý các tình huống phỏng vấn khó khăn
Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể gặp phải một số tình huống khó khăn, chẳng hạn như:
- Ứng viên trả lời sai câu hỏi: Nếu ứng viên trả lời sai câu hỏi, nhà tuyển dụng nên bình tĩnh và tránh tỏ ra thất vọng. Hãy hướng dẫn ứng viên trả lời đúng câu hỏi hoặc đưa ra câu hỏi khác để đánh giá kiến thức của họ ở một khía cạnh khác.
- Ứng viên có thái độ thiếu chuyên nghiệp: Trường hợp ứng viên có thái độ thiếu chuyên nghiệp, nhà tuyển dụng cần nhắc nhở một cách khéo léo và hướng dẫn họ cách ứng xử phù hợp.
Phỏng vấn là một phần quan trọng trong quá trình tuyển dụng, giúp nhà tuyển dụng đánh giá năng lực và tiềm năng của ứng viên. Để có buổi phỏng vấn hiệu quả, nhà tuyển dụng cần tạo môi trường thoải mái cho ứng viên, đảm bảo công bằng và minh bạch trong quá trình phỏng vấn và biết cách xử lý các tình huống phỏng vấn khó khăn.
