Mẹo giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc

Giao tiếp hiệu quả là một trong những kỹ năng mềm hàng đầu mà mọi người nhân viên cần nắm vững và phát triển. Không chỉ giới hạn là một trong những kỹ năng cần thiết của sinh viên khi ra trường, giao tiếp hiệu quả còn là một kỹ năng hàng đầu cần được trau dồi trong giới công sở.

Các đội nhóm trong thời buổi hiện đại ngày nay ngày càng có sự đa dạng về kỹ năng, chuyên môn và quy trình làm việc dưới nhiều hình thức như remote, làm việc từ xa hay làm việc trực tuyến đang nở rộ… Kéo theo đó là rất nhiều trở ngại khi giao tiếp xuất hiện, những bất cập những khó khăn khi giao tiếp luôn là điều khiến cho nhiều đội nhóm gặp khó khăn khi làm việc, khi thảo luận và không tìm được tiếng nói chung. Những bất cập phổ biến hay gặp phải như là hiệu suất làm việc giảm, hiểu lầm, làm sai yêu cầu hoặc chậm tiến độ công việc, vấn đề bị kéo dài lan man hoặc thậm chí là xung đột trong đội nhóm.

Vậy, giao tiếp như thế nào để hiệu quả và làm thế nào để tìm được tiếng nói chung khi làm việc cùng đội nhóm. Thông qua bài viết này, Headhunt DigiSource mong muốn bạn có thể nắm được:

• Hiểu được bản chất của giao tiếp và giao tiếp hiệu quả
• Nắm được những yếu tố tác động xấu đến giao tiếp và truyền tải thông tin khi làm việc trong đội nhóm.
• Hiểu và vận dụng được 7 mẹo thúc đẩy quá trình giao tiếp trong đội nhóm.

Mong rằng bạn sẽ vượt qua các trở ngại khi giao tiếp và thúc đẩy năng suất làm việc hiệu quả hơn, từ đó mở ra nhiều cơ hội việc làm và phát triển bản thân cho bạn.

I. Bản chất của giao tiếp là gì?

Giao tiếp không đơn thuần chỉ là sự truyền tải và tiếp nhận thông điệp, thông tin từ người khác. Một cách hiểu đơn giản, giao tiếp là làm cho thông tin được truyền tải đến tất cả các bên liên quan, tìm và thiết lập một tiếng nói chung giữa mọi người với nhau.

Việc tìm được tiếng nói chung ấy dựa trên những yếu tố trọng tâm nào? Một công thức khá đơn giản được nhắc đến trong buổi trò chuyện giữa tạp chí Forbes và trung tâm đào tạo giao tiếp Lighthouse Communications có thể áp dụng cho đa số dự án bao gồm ba chữ C:

• Sự chính xác (Concision): truyền đạt đúng trọng tâm, lý do, ví dụ và điểm khái quát vấn đề để từ đó tối ưu hoá thời gian tập trung có giới hạn của từng cá nhân trong tổ chức, đội nhóm.
• Sự rõ ràng (Clarity): Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, linh hoạt, kết hợp với việc luyện tập cách truyền đạt mạch lạc, thể hiện rõ các mong muốn nhận được phản hồi trong quá trình giao tiếp.
• Sự kết nối (Connection): Đào sâu chi tiết và bối cảnh của quá trình giao tiếp cụ thể, đồng thời chú trọng các hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ để kéo gần khoảng cách giữa các bên khi lắng nghe.

II. Những yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp hiệu quả

Việc giao tiếp sẽ diễn ra một cách trôi chảy nếu như những thông tin mà bạn truyền đạt được thông tin đến người tiếp nhận và được hiểu một cách rõ ràng và mạch lạc. Tuy nhiên, quá trình này không đơn giản chỉ diễn ra như vậy mà sẽ có rất nhiều các yếu tố tác động khiến cho thông tin truyền đạt đi bị “nhiễu”. Các yếu tố thường gặp phải bao gồm:

• Liên quan đến tâm lý: Trạng thái, cảm xúc của người lắng nghe sẽ tác động nhiều đến thông tin được nhận. Yếu tố cảm xúc và sự kỳ vọng của các mối quan hệ giữa các thành viên cũng là yếu tố tác động đến vấn đề tiếp nhận thông tin truyền đạt.
• Liên quan đến sinh lý: Những yếu tố như khả năng diễn đạt, lắng nghe của các bên tham gia sẽ tác động lớn đến quá trình truyền đạt thông tin giữa hai hoặc nhiều cá nhân trong tổ chức.
• Liên quan đến tổ chức: Bối cảnh giao tiếp, văn hoá khác biệt và ngôn ngữ chung trong cả nhóm đóng vai trò không thể thiếu khi truyền đạt giao tiếp.
• Liên quan đến kỹ thuật: Khả năng của các phương tiện truyền dẫn thông tin như laptop, điện thoại hoặc các ứng dụng giao tiếp như Google Meet, Zoom…

III. Hậu quả của truyền đạt thông tin bị “nhiễu” có đáng sợ?

Các yếu tố tác động này phần nào gián đoạn quá trình truyền đạt thông tin và gây “nhiễu” cho cả hai hoặc nhiều bên nhận thông tin. Hậu quả của quá trình “nhiễu” thông tin này gây ra các hậu quả không đáng có như:

1. Silo thông tin (Information Silo): 

Thông tin không được chia sẻ hiệu quả trong nhóm và chỉ tập trung ở một vài thành viên hoặc một vài bộ phận cụ thể. Điều này dẫn đến việc dữ liệu và kiến thức chung của đội nhóm, tập thể bị gián đoạn hoặc bị mắc kẹt lại, gây cản trở và ngăn cản những người khác trong tổ chức tiếp nhận thông tin truyền đạt.

2. Quá tải thông tin giao tiếp (Communication Overload): 

Xảy ra khi quá trình giao tiếp đang diễn ra ở một tần suất vượt quá mức cần hoặc quá mức tiếp nhận thông tin của người nhận thông tin.

3. Rào cản giao tiếp trực tiếp (Communication Barriers): 

Thường xuất hiện khi có sự không rõ ràng và đồng nhất về ngôn ngữ, văn hoá hoặc sự thiếu hiểu biết giữa các thành viên trong tổ chức, đội nhóm.

4. Sai lệch thông tin khi truyền đạt (Miscommunication): 

Khi thông tin được truyền đạt một cách không chính xác hoặc bị sai lệch thông tin từ phía người nghe. Dẫn đến sự hiểu lầm hoặc sự sai lệch trong quá trình làm việc.

IV. 7 kỹ thuật giao tiếp hiệu quả dành cho đội nhóm

Dưới đây là 7 kỹ thuật chính để triển khai công thức 3C nhằm hạn chế các tình trạng “nhiễu loạn” thông tin và mang lại tính hiệu quả khi giao tiếp:

1. Thiết lập luồng thông tin (Information Flow) một cách minh bạch

Việc thiết lập luồng công việc (Workflow) và thiết lập luồng thông tin (Information Flow) trong giai đoạn đầu của dự án là hai việc nên được chú trọng. Không đơn thuần chỉ là một sơ đồ xác định luồng thông tin, giúp việc giao tiếp và chia sẻ hiệu quả hơn, việc này còn mang lại những lợi ích như giảm tải các giai đoạn không cần thiết, tránh lãng phí tài nguyên khi đồng bộ thông tin.

Mỗi loại thông tin được truyền tải như phiếu thu/chi, giấy đề nghị hoặc sơ đồ tổ chức trong doanh nghiệp sẽ được quy định cách thức di chuyển trong một luồng thông tin cụ thể. Nhà quản lý có thể bổ sung vào sơ đồ tổ chức các thông tin bổ sung để được lập một kế hoạch giao tiếp hoàn chỉnh trong một dự án như là:

• Cách thức thông tin dự án được truyền đạt đến từng cá nhân. Thông tin được gửi cụ thể đến ai và được chấp thuận theo phương thức nào
• Phương pháp giao tiếp thích hợp: Khi bắt đầu triển khai các cuộc họp trực tiếp, khi nào thì nên sử dụng email hoặc báo cáo, khi nào thì nên trao đổi nhanh chóng thông qua nền tảng platform làm việc dành cho doanh nghiệp. 

Sau cùng, người quản lý cần truyền đạt đến tất cả các thông số và kế hoạch cho toàn bộ đội nhóm và đảm bảo tất cả các bên liên quan có thể truy cập kế hoạch giao tiếp này để có nguồn thông tin chính xác.

2. Linh hoạt phong cách giao tiếp dựa trên nhóm tính cách trong DISC

Linh hoạt trong việc áp dụng các phong cách giao tiếp khác nhau mà các thành viên trong dự án hướng tới chứ không chỉ thực hiện đúng theo quy trình và công cụ có sẵn. Điều này sẽ giúp cho các bên giao tiếp với nhau tạo dựng niềm tin, thúc đẩy làm việc hiệu quả hơn và hạn chế sự thất vọng. Để có thể hiểu được các phong cách giao tiếp thường thấy, bạn cần hiểu và nắm được các loại tính cách phổ biến. Khung đánh giá DISC là một mô hình phổ biến và hiệu quả dành cho bạn.

Trắc nghiệm DISC là một hình thức trắc nghiệm đánh giá tâm lý được thiết kế dùng để hiểu rõ các đặc điểm tính cách và hành vi của con người. DISC giúp phân loại tính cách thành bốn loại chính: Dominance (D), Influence (I), Steadiness (S) và Conscientiousness (C).

3. Thông điệo đơn giản, rõ ràng, súc tích các vấn đề phức tạp

Dưới bất kỳ hình thức giao tiếp nào, việc lựu chọn từ ngữ và ngữ điệu khi giao tiếp luôn là yếu tố tiên quyết hàng đầu. Khi đề cập đến lựa chọn từ ngữ, mấu chốt là càng ít từ ngữ thì càng tốt. Bạn cần phác thảo một cách cẩn thận và rõ ràng những gì mình muốn truyền đạt đến người nghe. Thực hiện được điều này, bạn sẽ đảm bảo được tất cả các thông tin cần thiết được truyền đạt một cách chính xác, đồng thời bạn cũng có thể tránh được những từ ngữ không cần thiết hoặc quá hoa mỹ và không phục vụ mục đích truyền tải.

Trong một số trường hợp cụ thể, những thông điệp được truyền tải trong từng câu chữ mà bạn truyền tải chưa đủ sức thuyết phục hoặc khó hiểu, bạn cần linh động dựa vào bối cảnh để truyền tải lại thông điệp nhằm đảm bảo rằng người nghe sẽ tiếp nhận được thông tin truyền tải. Nhưng, cần có chủ đích và khoa học, tránh lặp lại quá nhiều gây ra sự nhàm chán và tốn thời gian.

4. Chú ý đến giai đoạn phi ngôn ngữ với nguyên tắc 7-38-55

Ngoài các yếu tố cần được truyền đạt bằng lời nói hoặc câu từ, các yéu tố phi ngôn ngữ khác cũng ảnh hưởng nhiều đến quá trình truyền đạt ngôn ngữ của bạn.

Nguyên tắc 7-38-55 chỉ ra rằng chỉ 7% nội dung giao tiếp của chúng ta là bằng lời nói. 38% được truyền tải thông qua chất lượng giọng nói như âm sắc, âm lượng, tốc độ, cao độ… 55% thông qua tư thế, cử động, cử chỉ, nét mặt, hơi thở và sự thay đổi màu da.

Như được đề cập, các yếu tố phi ngôn ngữ cơ thể thường nói lên nhiều điều hơn cả lời nói. Trong quá trình giao tiếp thực tế, người nghe có khả năng tập trung vào nhiều hơn những yếu tố phi ngôn ngữ thay vì lời nói của người truyền tải.

5. Lắng nghe một cách tích cực

Lắng nghe, yếu tố đóng vai trò then chốt ở bất kỳ đội nhóm cũng như giai đoạn truyền tải nội dung nào. Khi khả năng lắng nghe tốt, bạn đang làm tốt việc tiếp nhận thông tin và giải mã thông tin được nhận, khi quá trình này diễn ra suôn sẻ thì khả năng thực hiện phản hồi sẽ được tăng lên. Đây chính là giá trị cốt lõi của việc cộng tác trong một đội nhóm hay tập thể nào đó: lắng nghe ý tưởng của người khác thay vì cố gắng đưa ra ý tưởng của mình. Đây chính là sự khác biệt ở 2 kiểu nghe phổ biến:

• Nghe để trả lời: khi tiếp nhận thông tin truyền đạt từ đối phương, bạn sẽ tập trung vào điều mình sắp đề cập đến hơn là điều họ đang truyền tải. Nên điều này sẽ khiến bạn rất dễ bỏ lỡ những thông tin quan trọng hoặc thậm chí là lặp lại những gì đối phương vừa truyền đạt. Điều này là nguyên nhân chính dẫn đến việc nắm bắt thông tin sai lệch.
• Nghe để thấu hiểu: Khi bạn lắng nghe những gì đối phương truyền tải và tạm thời quên đi việc chuẩn bị truyền tải những gì bạn sẽ trả lời sau đó. Hoặc nếu có thể, bạn có thể ghi chép để có thể quay lại truyền đạt những ý tưởng của mình sau mà không bị giới hạn hay gián đoạn nào cả.

6. Thúc đẩy việc phản hồi và truyền tải liên tục

Dù cho giao tiếp với bất kỳ nhóm tính cách nào, bạn cũng nên đảm bảo quá trình này sẽ diễn ra hai chiều. Khi bạn nhận thông tin, bạn nên thúc đẩy việc phản hồi rõ ràng và liên tục đến đối phương. Nếu không, bạn có thể không bao giờ được phản hồi lại vì đôi khi các thành viên trong đội nhóm không rõ rằng vấn đề đó mang tính cần thiết.

Hơn hết, điều bạn cần làm là không phải đợi đối phương xác nhận rằng họ đã hiểu thông điệp mà bạn truyền đạt hay chưa. Bạn nên có những câu hỏi xác nhận như “Bạn hiểu những gì tôi vừa đề cập không?” hoặc “Những gì tôi truyền tải có dễ hiểu hay không” để đẩy nhanh tiến độ phản hồi. Đồng thời, điều này cũng đảm bảo đối phương nắm bắt tất cả những gì bạn đã truyền đạt, tránh lặp lại những sai lầm liên quan đến sự hiểu lầm, sự tự mặc định thông tin. Cần loại bỏ hoàn toàn những biểu hiện như “Em tưởng” “Em nghĩ vậy” khi hoàn thành công việc.

7. Không đổ lỗi

Khi quá trình giao tiếp gần như đến những bước cuối cùng, những kết quả lại không được tích cực vì thông tin truyền tải không được tiếp nhận như những gì mình mong muốn và dẫn đến các xung đột không đáng có. Một cảm giác thường xuyên xuất hiện ở người truyển tải thông tin là sự đổ lỗi cho khả năng tiếp nhận của đối phương, ít soi xét để đánh giá lại cách giao tiếp của bản thân. Sự bất đồng thông tin giữa các bên giao tiếp cần được thu hẹp từ nhiều bên và cần có sự cố gắng đầu tiên từ phía của bạn.

Bên cạnh đó, bạn cần có sự đồng cảm nếu lỗi giao tiếp này đến từ đối phương, với những yếu tố cá nhân như trạng thái cảm xúc, đối cảnh giao tiếp hoặc các tác động khó thay đổi trong tích tắc như khả năng ngôn ngữ. Điều này sẽ hạn chế những sai lầm nhỏ biến thành các xung đột lớn trong đội nhóm.

Giao tiếp thành công trong một tổ chức không chỉ dừng lại ở việc truyền đạt và tiếp nhận thông tin mà còn liên quan đến việc hiểu và sử dụng hiệu quả ngôn ngữ, lắng nghe để phản hồi tích cực và hạn chế dung đột diễn ra. Chúc bạn sẽ nắm được những chia sẻ vừa rồi và sẽ thành công trong quá trình giao tiếp khi làm việc cùng đội nhóm.