Cần biết điều này khi nhân sự nghỉ việc

Cần biết điều này khi nhân sự nghỉ việc

Quy trình nghỉ việc, dù là tự nguyện hay do quyết định của công ty, là một giai đoạn nhạy cảm và tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu không được thực hiện đúng cách. Đối với người lao động, việc hiểu rõ quyền lợi về trợ cấp và các giấy tờ cần được nhận là rất quan trọng để đảm bảo họ không bị thiệt thòi. Còn đối với HR và doanh nghiệp, việc thực hiện đúng quy định pháp luật về trợ cấp và thủ tục bàn giao giấy tờ là bắt buộc, thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín và giảm thiểu nguy cơ tranh chấp lao động.

Bài viết này của DigiSource sẽ cung cấp cẩm nang toàn diện về các khoản trợ cấp và giấy tờ HR cần bàn giao cho người lao động khi nghỉ việc, dựa trên các quy định pháp luật hiện hành của Việt Nam.

1. Các Khoản Trợ Cấp Khi Người Lao Động Nghỉ Việc

Khi một người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, có hai loại trợ cấp chính mà họ có thể được hưởng, tùy thuộc vào lý do và điều kiện nghỉ việc: Trợ cấp thôi việc và Trợ cấp mất việc làm.

1.1. Trợ Cấp Thôi Việc

 Được quy định tại Điều 46 Bộ luật Lao động 2019 và hướng dẫn chi tiết bởi Nghị định 145/2020/NĐ-CP (Điều 8). Người lao động đã làm việc thường xuyên cho người sử dụng lao động từ đủ 12 tháng trở lên khi chấm dứt hợp đồng lao động (trừ các trường hợp không được hưởng).

  • Các trường hợp được hưởng:
    • Hết hạn HĐLĐ (trừ trường hợp đủ điều kiện hưởng lương hưu).
    • Hoàn thành công việc theo HĐLĐ.
    • Hai bên thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ.
    • Người lao động đơn phương chấm dứt HĐLĐ hợp pháp.
    • Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt HĐLĐ hợp pháp.
    • Người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ, hoặc vì lý do kinh tế (đủ điều kiện hưởng trợ cấp mất việc làm thay vì thôi việc).
    • Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải (nếu việc sa thải là trái pháp luật).
    • Người lao động chết.
  • Các trường hợp không được hưởng:
    • Người lao động đủ điều kiện hưởng lương hưu.
    • Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải đúng pháp luật.
    • Người lao động đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái pháp luật.
    • Một số trường hợp khác theo quy định tại Điều 46 Bộ luật Lao động 2019.
  • Mức hưởng: Cứ mỗi năm làm việc được trả 1/2 tháng tiền lương.
    • Tiền lương để tính trợ cấp thôi việc: Là tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề trước khi chấm dứt HĐLĐ.
    • Thời gian làm việc để tính trợ cấp thôi việc: Là tổng thời gian làm việc thực tế trừ đi thời gian đã tham gia BHTN và thời gian làm việc đã được chi trả trợ cấp thôi việc/mất việc làm.
  • Ví dụ: Một người lao động làm việc 5 năm 3 tháng (5.25 năm) với mức lương bình quân 6 tháng gần nhất là 10 triệu VNĐ. Giả sử thời gian đóng BHTN là 5 năm, thì thời gian tính trợ cấp thôi việc là 3 tháng (0.25 năm). Mức trợ cấp sẽ là: 0.25 năm * 1/2 * 10 triệu VNĐ = 1.250.000 VNĐ.
  • Cần tính toán kỹ thời gian làm việc thực tế và thời gian đã đóng BHTN. Việc không chi trả trợ cấp thôi việc hoặc chi trả không đủ có thể bị phạt từ 20-40 triệu VNĐ cho công ty (Nghị định 12/2022/NĐ-CP, Điều 12).
1.2. Trợ Cấp Mất Việc Làm

Được quy định tại Điều 47 Bộ luật Lao động 2019 và hướng dẫn chi tiết bởi Nghị định 145/2020/NĐ-CP (Điều 9). Người lao động đã làm việc thường xuyên cho người sử dụng lao động từ đủ 12 tháng trở lên và mất việc làm do:

  • Thay đổi cơ cấu, công nghệ.
  • Vì lý do kinh tế.
  • Sáp nhập, hợp nhất, chia, tách doanh nghiệp.

Mức hưởng: Cứ mỗi năm làm việc được trả 01 tháng tiền lương, nhưng ít nhất phải bằng 02 tháng tiền lương.

  • Tiền lương để tính trợ cấp mất việc làm: Là tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề trước khi chấm dứt HĐLĐ.
  • Thời gian làm việc để tính trợ cấp mất việc làm: Tương tự như trợ cấp thôi việc.
  • Ví dụ: Một người lao động làm việc 5 năm 3 tháng (5.25 năm) với mức lương bình quân 6 tháng gần nhất là 10 triệu VNĐ. Giả sử thời gian đóng BHTN là 5 năm, thì thời gian tính trợ cấp mất việc làm là 3 tháng (0.25 năm). Mức trợ cấp sẽ là: 0.25 năm * 10 triệu VNĐ = 2.500.000 VNĐ. Tuy nhiên, vì quy định "ít nhất bằng 02 tháng tiền lương", nên trong trường hợp này, người lao động sẽ nhận được 20.000.000 VNĐ (2 tháng lương).

Trợ cấp mất việc làm thường phát sinh trong các trường hợp tái cấu trúc, giải thể. HR cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để chứng minh lý do mất việc làm là hợp pháp và tính toán đúng mức chi trả.

1.3. Tiền Lương Cho Những Ngày Nghỉ Phép Chưa Nghỉ Hết

 Điều 113 và Điều 114 Bộ luật Lao động 2019 qui định: Người lao động thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ tăng thêm theo thâm niên thì được thanh toán bằng tiền những ngày chưa nghỉ.

HR cần rà soát lại sổ phép của từng nhân viên khi họ nghỉ việc để tính toán số ngày phép chưa nghỉ và thanh toán đúng hạn.

2. Các Giấy Tờ HR Cần Gửi Trả Người Lao Động Khi Nghỉ Việc

Việc bàn giao đầy đủ giấy tờ không chỉ là quy định pháp luật mà còn là sự tôn trọng đối với người lao động, giúp họ thuận tiện trong quá trình tìm kiếm việc làm mới hoặc giải quyết các thủ tục liên quan đến BHXH, BHTN.

Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 và các quy định của Luật BHXH, Luật Việc làm.

Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên. Trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.

2.1. Sổ Bảo Hiểm Xã Hội (Sổ BHXH)

Đây là giấy tờ quan trọng nhất. Sổ BHXH đã chốt sổ và xác nhận thời gian đóng bảo hiểm là căn cứ để người lao động hưởng các chế độ BHXH, BHTN sau này. HR phải tiến hành chốt sổ, xác nhận thời gian đóng BHXH, BHYT, BHTN và trả lại cho người lao động.

Việc giữ lại sổ BHXH của người lao động có thể bị phạt từ 2-4 triệu VNĐ (Nghị định 12/2022/NĐ-CP, Điều 8 Khoản 2).

2.2. Quyết Định Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động
  • Tầm quan trọng: Là văn bản pháp lý chính thức xác nhận việc chấm dứt HĐLĐ giữa hai bên.
  • Nội dung: Ghi rõ lý do chấm dứt, thời điểm chấm dứt và các căn cứ liên quan.
  • Trách nhiệm HR: Ban hành quyết định và giao cho người lao động.
2.3. Giấy Xác Nhận Thời Gian Đóng Bảo Hiểm Thất Nghiệp (Nếu không có trong sổ BHXH)
  • Tầm quan trọng: Cần thiết cho người lao động làm thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp tại Trung tâm dịch vụ việc làm.
  • Trách nhiệm HR: Nếu Sổ BHXH đã chốt nhưng chưa có thông tin BHTN hoặc có yêu cầu, HR cần cung cấp giấy xác nhận này.
2.4. Các Giấy Tờ Khác (Nếu Có Yêu Cầu)
  • Giấy giới thiệu/Thư giới thiệu (Reference Letter): Nếu người lao động yêu cầu và công ty có chính sách, HR nên cung cấp. Đây là yếu tố quan trọng giúp ứng viên tìm việc mới.
  • Bảng lương tổng hợp: Để người lao động tự quyết toán thuế TNCN.
  • Giấy chứng nhận khấu trừ thuế TNCN: Doanh nghiệp cần cung cấp khi người lao động nghỉ việc nếu có yêu cầu.
  • Góc nhìn HR & Công ty: Luôn tạo một checklist bàn giao giấy tờ và yêu cầu người lao động ký xác nhận đã nhận đủ để tránh các khiếu nại về sau.

3. Trách Nhiệm Của HR & Doanh Nghiệp Trong Quá Trình Nghỉ Việc

Việc thực hiện đúng quy trình nghỉ việc không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cách doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và giữ gìn hình ảnh Employer Branding.

  • Tuân thủ thời gian báo trước: Đảm bảo người lao động hoặc công ty báo trước đúng thời hạn theo HĐLĐ và Bộ luật Lao động 2019 để việc chấm dứt hợp đồng hợp pháp.
  • Thanh toán đầy đủ & đúng hạn: Bao gồm lương tháng cuối, tiền phép chưa nghỉ, các khoản trợ cấp, và các khoản thưởng khác (nếu có trong quy chế).
  • Hỗ trợ người lao động: Trong khả năng, hãy hỗ trợ người lao động trong quá trình chốt sổ BHXH, hoàn thiện thủ tục.
  • Góc nhìn HR & Công ty: Một quy trình offboarding chuyên nghiệp có thể biến một nhân viên nghỉ việc thành "đại sứ" tốt cho công ty. Ngược lại, một quy trình tệ có thể gây ra những đánh giá tiêu cực và ảnh hưởng đến khả năng thu hút nhân tài trong tương lai. Chi phí giải quyết một tranh chấp lao động có thể lên tới hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng, chưa kể thiệt hại về uy tín.

DigiSource mong rằng cẩm nang này sẽ giúp đội ngũ HR, nhà tuyển dụng và cả người lao động hiểu rõ hơn về quyền lợi và trách nhiệm khi chấm dứt quan hệ lao động, góp phần xây dựng một môi trường làm việc minh bạch và công bằng tại Việt Nam.

📞 Zalo/Call: 0964906890

📧 Email: [email protected]