Tìm hiểu về Triết lý Kaizen trong cuộc sống

Được biết đến như một triết lý hoặc phương pháp quản lý chất lượng, Kaizen không chỉ giới hạn trong lĩnh vực sản xuất mà còn trở thành một xu hướng quan trọng trong quản lý doanh nghiệp toàn cầu và có tác động lớn đến nhiều lĩnh vực.

Không đơn thuần là một mô hình quản lý, Kaizen còn là một triết lý sống, đặt ra nguyên tắc “mỗi lần một chút” để đạt được sự hoàn thiện liên tục. Bài viết này từ Headhunt DigiSource sẽ đưa ra cái nhìn tổng quan về Khái niệm Kaizen và 10 nguyên tắc vàng của triết lý Kaizen. Hãy cùng tìm hiểu để khám phá cách Kaizen có thể làm thay đổi và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

1. TÌm hiểu Kaizen là gì?

Kaizen được biết tới là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật và có tác động lớn đến thành công cho nhiều doanh nghiệp. Tên của nó được ghép từ hai từ trong tiếng Nhật: kai – liên tục và zen – cải tiến, dịch sang thuật ngữ tiếng Anh là “ongoing improvement” nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ.

Một trong những điểm đặc trưng của Kaizen là “góp gió thành bão” – một kết quả lớn sẽ được tích lũy bền bỉ theo thời gian từ những thay đổi nhỏ, cải tiến nhỏ. Bởi vậy, Kaizen cần có sự tham gia của tất cả mọi người với tinh thần “vạn vật đều có thể tốt lên”.

Kaizen chú trọng đến việc quản lý và phát triển được ứng dụng rộng rãi trong các công ty Nhật Bản để tăng năng suất và cải tiến chất lượng. Trước kia, Kaizen chủ yếu được áp dụng trong các công ty Nhật Bản lâu đời như Toyota, Suzuki, Canon, Honda… Sau đó, Kaizen dần được áp dụng rộng rãi – trong mọi công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như dịch vụ, kinh doanh, công nghệ,… tại nhiều quốc gia trên thế giới và cả Việt Nam.

Phương pháp này bao gồm nhiều hoạt động như tập trung vào việc xác định lỗi, tìm cách giải quyết các vấn đề, tăng cường sự hợp tác giữa các nhóm và đẩy mạnh sự phát triển bền vững. Không chỉ vậy, Kaizen còn có tầm quan trọng đặc biệt trong việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người được khuyến khích đóng góp ý kiến và đưa ra các ý tưởng mới.

Trong thời đại số hóa nhanh chóng và sự bùng nổ của các nền tảng mạng xã hội, việc áp dụng phương pháp Kaizen còn được mở rộng để tối ưu hóa các quy trình công nghệ và tăng cường sự cạnh tranh. Kaizen không chỉ là một phương pháp, mà còn là một triết lý về sự cải tiến liên tục và sự phát triển bền vững.

2. Kaizen có gì khác so với  “đổi mới”

Quá trình “Kaizen” thường bắt đầu từ những ý tưởng mang quy mô nhỏ nhưng luôn có thể mang lại kết quả ấn tượng trong một khoản thời gian dài. Khái niệm này khác biệt với “Đổi mới” mà các doanh nghiệp phương Tây thường áp dụng: tạo ra những thay đổi lớn, ưu tiên những đột phá mang tính chất tức thời.

Không chỉ có sự khác biệt lớn, Kaizen còn có cách triển khai và tâm lý vận hành mang tính đặc trưng rất “Nhật Bản”. Và một trong những cách vận hành phổ biến nhất của Kaizen đó chính là phương pháp Kaizen 5S.

3. Phương pháp Kaizen 5S là gì?

Phương pháp Kaizen 5S là một trong những phương pháp quan trọng trong Kaizen, được sử dụng trong việc cải tiến và tiến hành tổ chức không gian làm việc. Với 5 từ tiếng Nhật là Seiri (Sắp xếp), Seiton (Sắp đặt), Seiso (Lau chùi), Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa) và Shitsuke (Giữ gìn).

Phương pháp Kaizen 5S giúp đảm bảo việc sắp xếp, sắp đặt, làu chùi, tiêu chuẩn hóa và giữ gìn không gian làm việc nhằm giúp tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, an toàn và hiệu quả. Không chỉ có tác động về mặt hình thức, điều này còn giúp tăng năng suất, giảm thời gian tìm kiếm và làm giảm rủi ro trong quá trình làm việc.

Phương pháp Kaizen 5S còn có tác động trong việc cải thiện chất lượng sản phẩm, tăng động lực làm việc để từ đó nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Vì vậy, việc áp dụng phương pháp Kaizen 5S là rất quan trọng để tăng cương sức cạnh tranh và lợi ích cho doanh nghiệp.

4. Lợi ích của Kaizen là gì?

4.1. Lợi ích hữu hình

Đầu tiên, Kaizen làm tăng năng suất và giảm lãng phí. Bằng cách tìm kiếm và loại bỏ hàng loạt các hoạt động không cần thiết hoặc gây lãng phí thời gian, Kaizen giúp tăng năng suất và giảm chi phí trong cả sản xuất, vận hành và làm việc.

Thứ hai, Kaizen cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Luôn luôn tìm kiếm và sửa chữa các lỗi trong quy trình sản xuất, Kaizen giúp tăng chất lượng sản phẩm và giảm số lượng sản phẩm bị lỗi.

Cuối cùng, Kaizen hỗ trợ cải thiện môi trường làm việc. Bằng cách tìm kiếm và giải quyết các vấn đề an toàn và sức khỏe, Kaizen giúp tạo ra một môi trường làm việc an toàn, lành mạnh cho người lao động.

4.2. Lợi ích vô hình

Kaizen giúp doanh nghiệp tạo động lực để các cá nhân đưa ra ý tưởng cải tiến hiệu quả. Đồng thời thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, tăng tính gắn kết nội bộ. Từ đó, công tác xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp với thói quen tiết kiệm và hiệu quả.

Một “Kaizen” điển hình của Toyota là về xe chở hàng – loại phương tiện chuyên chở trong nội bộ nhà máy. Trước Kaizen, Toyota mất rất nhiều chi phí để mua sắm chúng. Nhưng sau đó, người ta phát hiện ra cách tự chế tạo loại xe này bằng cách lắp thêm động cơ vào các bộ phận có sẵn trên dây chuyền sản xuất. Bằng cách đó, chi phí mua sắm xe chở hàng giảm hơn 1 nửa, tính ra tiết kiệm được gần 3.000 USD trên mỗi chiếc xe – một sự tiết kiệm đáng để học tập.

5. 10 nguyên tắc của triết lý Kaizen

Khi triển khai Kaizen, dù ở quy mô nào và thời đại nào, bạn cũng cần tuân theo 10 nguyên tắc bất biến làm nên thương hiệu của Kaizen:

5.1. Chú trọng đến khách hàng

Đây là nguyên tắc cốt lõi của Kaizen. Tập trung vào khách hàng tiềm năng chính là cách giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu khách hàng và cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp. Bởi vậy, Kaizen cần nhắm tới mục đích cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích sản phẩm mang lại và loại bỏ các hoạt động không phục vụ người dùng cuối.

5.2. Không ngừng cải tiến và giám sát quy trình

Việc giám sát quy trình sản xuất giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng sản phẩm và dịch vụ, cũng như đảm bảo rằng chúng được sản xuất đúng cách. Doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ hiện đại để giám sát quy trình sản xuất một cách chính xác và nhanh chóng. Chắc chắn việc cải tiến một sản phẩm cũ Một chiến lược cải tiến sản phẩm tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả hơn rất nhiều so với sản xuất sản phẩm mới.

5.3. Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”

Từng cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao. Trong trường hợp mắc sai lầm thì được quy trách nhiệm đúng người, đúng việc, đúng vấn đề, đúng bản chất. Từng cá nhân phát huy tối đa năng lực để cùng nhau sửa lỗi, làm việc vì mục đích chung của tập thể, không đổ lỗi cho những lý do không chính đáng.

5.4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở

Nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, chỉ ra các điểm yếu và yêu cầu sự hỗ trợ, giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên. Có mạng lưới thông tin nội bộ để nhân viên nhanh chóng cập nhật tin tức, thuận tiện chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm.

5.5. Đào tạo nhân viên

Việc đào tạo nhân viên giúp đảm bảo rằng mọi người trong công ty đều có đủ kiến thức và kỹ năng để làm việc hiệu quả. Doanh nghiệp có thể đầu tư vào các khóa học đào tạo hoặc đào tạo nội bộ để nâng cao trình độ của nhân viên.

5.6. Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án

Nguồn nhân lực để làm dự án được chắt lọc từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, khi cần thiết có thể tận dụng nguồn lực từ bên ngoài.

5.7. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác

Nhân sự cần có sự tự nguyện thích nghi và tuân theo các nghi lễ, luật lệ của xã hội; chấp nhận hi sinh quyền lợi cá nhân để đồng nhất với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty; và đặt lợi ích công việc lên trên hết, luôn tự soi xét để kiềm chế điểm yếu của cá nhân.

5.8. Tạo ra môi trường làm việc an toàn

Môi trường làm việc an toàn giúp đảm bảo rằng mọi người trong công ty đều làm việc trong một môi trường an toàn và thoải mái. Doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn lao động và cung cấp trang thiết bị bảo hộ cho nhân viên.

5.9. Quản lý và nâng cao chất lượng

Việc quản lý và nâng cao chất lượng giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ của mình đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng. Để đạt được điều này, doanh nghiệp có thể đưa ra các chỉ tiêu chất lượng cụ thể và đánh giá hiệu quả của quy trình sản xuất.

5.10. Tôn trọng tinh thần động viên và đóng góp của nhân viên

Tôn trọng tinh thần động viên và đóng góp của nhân viên giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và động lực cho nhân viên. Doanh nghiệp có thể tổ chức các hoạt động team building, tôn vinh thành tích và đóng góp của nhân viên trong công ty.

Kaizen như một sự đột phá vĩ mô của mô hình quản lý Nhật Bản. Bạn luôn dễ dàng triển khai Kaizen ở bất cứ quy mô đội nhóm nào. Cải tiến chạm rãi không ngừng nghỉ là con đường thành công của nhiều tập đoàn lớn trên thế giới, và rất có thể chính là doanh nghiệp của bạn.